コロナ禍で深刻化！？監査業務の三大面倒とは？

工場監査を支援するクラウドアプリケーション
UMリモート監査

UMリモート監査は、工場監査を支援するクラウドアプリケーションです。

新型コロナウイルス感染症の影響で、外出や工場への立ち入りが制限され、「訪問監査が当たり前にできない時代」となりました。
そのため、今、ITを活用して直接工場を訪問せずに監査をする「リモート監査」が注目を受けています。
そもそもコロナ禍以前から、従来の監査業務には大きな手間、面倒がありました。

今回は、UMリモート監査を取り入れると、どのように監査業務をカイゼンできるかお伝えしたいと思います。

監査業務の三大面倒

従来の監査業務には、特に大きな3つの手間、いわば「三大面倒」があります。
UMリモート監査なら、この三大面倒を解消することができます。

①報告書を作る手間

まず1つ目は、報告書を作る手間です。

従来の工場監査では、、監査担当者は工場内に立ち入り、内部を監査した記録を、紙への手書きと、デジカメやスマホによる写真で残します。その後監査担当者はオフィスに戻り、現地での記録を元に、エクセルによる報告書を作成します。このとき、1度紙に記録したものをエクセルに転記したり、撮影した写真をパソコンに取り込んで報告書へ添付したりと、手間がとてもかかってしまいます。

UMリモート監査では、監査担当者が画面越しに監査を行いながら、直接システムへコメントを記載しておけば、それを報告書の形式で出力することができますので、転記作業は不要です。また、その場で工場担当者が撮った動画や写真を、システム上の監査情報に直接紐づけておけますので、後から取り込む作業もいりません。報告書作成にかけていた時間を大幅に削減できます。

②カイゼンをチェックする手間

 2つ目は、カイゼン点の指摘とカイゼン状況のチェックにかかる手間です。

監査は、現状を見て報告書ができたら終了ではありません。監査を通じてカイゼンすべき点が見つかったのであれば、関係者と連絡を取り、その後のカイゼン状況をチェックします。監査担当者が1人1つの現場しか受け持たないなら簡単ですが、実際には1人で複数を受け持つことがほとんどです。どこの監査がどれだけ進んでいて、どんな指摘をしているのか、把握するだけで手間がかかります。個別の現場に伝えた指摘には、それぞれバラバラのメールで改善状況が報告されてきますので、監査情報と紐づけてまとめるために、これまた手間がかかってしまいます。

UMリモート監査では、システム上で、監査情報に紐づけて現場担当者とメッセージやファイルをやり取りすることが可能です。メールでもらった資料を、わざわざ新たに監査情報に紐づける必要はありません。またフェーズ管理ができますので、複数の監査を担当していても、改善要望を出しているところはどこか一目瞭然になります。改善フェーズにとどまっている監査先を絞り込めば、忘れずコンタクトを取ることができます。

③情報を活用する手間

3つ目の手間は、実施した監査の記録を活かそうとしたときに起こります。

従来、監査記録は、紙かPDFで保管するのが一般的です。この記録は、②のように現場の指導に使ったり、次回監査の参考にしたり、監査担当業務の引継ぎに使ったりと、様々な使い方が考えられる情報なのですが、PDFや紙で保管していると、前回の記録を出すためには大量のでデータが入ったファイルの中から探さなければならず、活用が難しくなってしまいます。

UMリモート監査ではシステム上にデータがたまっていますので、日付やキーワードで簡単に検索ができます。また、例えば複数の拠点・子会社の監査をしている親会社であれば、拠点間のデータを比較して分析に活用することもできます。

いかがでしたでしょうか。このように、UMリモート監査は、新型コロナウイルス感染症の拡大防止に役立つだけでなく、従来の工場監査の面倒事も解消できるアプリケーションです。

トライアル利用も受け付けておりますので、気になった方は、ぜひお問い合わせください。

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