シナプス流！在宅ワークで社員がショックを受けないための3つの施策とは？

こんにちは。シナプスイノベーション ブランディング室のりり子です。

新型コロナウイルス感染拡大による緊急事態宣言が出て、約3週間が経ちました。
どの企業様も、さまざまな対策をしておられるかと思います。

当社では、役職や社歴を問わず、原則すべての社員が在宅勤務となりました。

一部、どうしてもオフィスでなければできない仕事がある社員は出社しますが、毎日9割以上が在宅勤務で、オフィスはほぼ空っぽです。

当社のオフィスはフリーアドレスで、どの席に座っても仕事ができます。
そのため出社する社員は、「三密」にならないように距離をとって座っています。

緊急事態宣言前と後のオフィス内の様子（例）

当社では、これまでも積極的に在宅勤務を行ってきました。（下記、過去ブログ紹介）

・「在宅」宣言した翌営業日から在宅勤務を始めた管理職の話

・まふゆさん、テレワークをする

しかし、全社員が一斉に移行するのは、創業以来初めてだそうです。

在宅勤務となると、常にお互いの顔が見えるというわけにはいきません。
部下の様子を見て困っていたらすぐ助言する、というのも難しくなります。
「コミュニケーションが取れず、仕事が滞るのでは？」と思った社員もいるかもしれません。

そこで当社では、下記のような３つの取り組みをしています。

①朝・昼・夕礼を徹底する

毎日朝、昼、夕方に、部署や拠点ごとの振り返りのミーティングを行うようになりました。

普段からこうした場を設けておられる企業様も多いかと思います。
しかし、当社では社員の自主性に任せ、部署、チームの判断で報告の方法を決めていました。

今回は、こまめな報連相のために、全社共通で1日3回、きっちり時間をとることにしました。

例えば、月曜日は全社員で朝礼をします。
当社が使っているWeb会議システムは、最大250名が同時に接続できます。
普段は多くても20名ほどで使っていたバーチャル会議室に、190名近い社員が参加……。

どうなるかといいますと、こんな感じになります。

全社員朝礼2分前　バーチャル会議室の様子（例）

安定した接続を保つために、発言者以外はマイクとカメラをオフにして入室します。
2分前になると、画面に社員のアイコンがズラ～っと並びます。不思議な光景です。

この施策のおかげで、お互いの仕事の進み具合や、プロジェクトの進行状況、これまで知らなかった他部署の様子まで、より分かるようになりました。

②終業前に日報を提出する

すべての社員が、終業前に必ず日報を提出するようになりました。

これも普段からやっておられる企業様も多いと思うのですが、当社ではやはり社員の自主性に任せ、決まった形での提出は求めていませんでした。

私の所属する営業本部では、全員の日報を1つの表にまとめ、お互いに見られるようにしています。
これを見れば、誰が何に悩んでいるのか、どこでつまずいているのか把握できます。

日報の項目の例がコレです。

・本日の予定
・昨日予定していた本日の予定
・明日の予定
・未完了の予定→いつ続きをするのか
・仕事上の課題
・ビジネスアイディア

日報の目的は、予定と実績を比較して、差があるならなぜか、どう対処するかを判断することです。

そこで、その日するはずのことと実際にしたことを時間単位で記入しています。
その日に何が達成できたのか、成果物を書く欄もあります。
私はほぼ毎日資料を作っており、進捗報告として、作りかけでも必ず、その日作業したものを提出します。

日報を書くことで、自分の仕事を振り返ることができます。

私の場合は、ブログのネタや提案書の構成などを考えるとき、「時間を忘れて没頭してしまい、予定の時間を過ぎてしまいがちである」というクセに気づきました。

PDCAを回す上で、日報管理はとても役に立つと思います。

在宅勤務で大切なことはWebコミュニケーションの活性化

ここまでお話した通り、当社では多くを社員自身の判断に任せ、柔軟な管理をしてきました。
社員には自分の頭で考え、自律してほしいと考えているからです。

ですが今は、初めての全社在宅勤務を成功させるため、敢えてルールを設けています。
勤務時間が人によって違うので、会議はコアタイムの9時半から16時半に限ることになりました。
お昼休みも、自分のタイミングで自由に取っていたのを、12時からに指定しました。

これは社員をコントロールするためではなく、社員間のコミュニケーションをよくするためです。
私たちはルールに縛られるのではなく、よりよいルールをよりうまく活用しようと工夫しています。

そして私たちは今、「実はリモートワークだからこそ、コミュニケーションが活発になっているのではないか？」と考えるようになりました。

例えば、社内で仕事をしているとき、誰かに声をかけたいけれど、様子を見て「忙しそう」とためらうことが、特に若い社員はよくあると思います。

けれど今は、社員全員が自分と同じように、家で1人で働いているとわかっています。

ミーティングの予定は全員がスケジュールに登録しているので、話せないタイミングもわかります。
普段よりも、「大丈夫かな？」と思うことなく、気軽に連絡できるようになりました。

更に、いつもは「顔が見えないから」話すことがない、他拠点、他部署の方とお話しする機会も増えました。
ビジネスチャットやWeb会議で、他拠点のあまり関わりがない営業さんから依頼をいただいたり、お話ししたことがない他部署の方に質問したりすることが普通になっています。

お客様へのご訪問も、現在はほとんどをWeb会議で行っています。
Web会議のメリットは、どこにいらっしゃるお客様とでも、すぐ簡単にお話しできることです。
移動時間を考える必要がないので、日程もご希望に合わせて柔軟に対応することができています。

皆が遠くにいるから、かえって距離に左右されず、いつでも誰とでも話せるようになったのです。
オフィスにいたときこそ、座席に縛られて、遠くで働く方とのコミュニケーションがおろそかになっていたのかもしれません。

③社員みんなで体操タイム

これは、少し違った視点ではじめた取り組みです。

在宅勤務時は通勤が無く、体を動かす機会が少なくなります。
ずっと同じ姿勢でパソコンに向かうのも、体の調子が乱れる原因になってしまいます。

そこで、社員の健康のために、毎日15時から10分間「体操タイム」を始めました。

当初は、ラジオ体操第１の動画を各自見て、体を動かすことになっていました。
しかし、それでは物足りないと、先輩社員、人事のAさんから私に、こんなオファーがきました。

「りり子さん、体操の指導をお願いできないでしょうか？」　

実は、私は高校時代から趣味でずっとダンスを続けています。
そこで、この体操タイムの時間は、シナプスの「体操のお姉さん」をすることになったのです。

まさか、趣味で続けてきたことが、こんなふうに会社で活かせるとは思いもしませんでしたが、
社員の皆さんの健康の支えになるのであれば、嬉しい限りです。

健康のための体操タイムが、今では、離れていても楽しくコミュニケーションできる時間にもなっています。
今後も、遠くにいてもお互いを近くに感じられるように、様々なことにチャレンジします。
自主的に、今流行りのオンライン飲み会を始めている社員もいるようです。

見られていないからこそ、成果を出す

非常事態のために始まった在宅勤務が、自分たちの働き方を振り返る機会になりました。
結果的に、より活発にコミュニケーションができる企業になったと肌で感じています。

もちろん、コミュニケーションはビジネスを進めるための手段であり、それを使って成果を出すためには、社員ひとりひとりの自覚が必要です。

「見られていないから、働かない」のではなく「見られていないからこそ、成果を出す」と考えれば、在宅勤務で、生産性をむしろ高めることができるのではないかと思います。

当社代表の藤本は、今回の試みがうまくいけば、普段から在宅で働く社員を増やすことも考えています。
交通費や事務所費用を削減し、その分をお客様や社員に還元することができます。
電気やガス、環境資源をムダにしない、地球に優しい経営……なんてものも、実現できるかもしれません。