人事が長年の友人である紙とハンコを激減させた話

前回の担当ブログで、当社シナプスイノベーションはコロナ禍を機に全社在宅勤務に切り替えた話をいたしましたが、その中にあっても定期的に出社し続けている部署がありました。

それは、経理、総務、法務、人事等のバックオフィス業務を行う我が管理本部。
社内資料をクラウドストレージに移行してほとんどの業務をペーパーレスで行えるようになってもなお、紙とハンコを必要とする仕事が残り続けていたのです。

社内で紙とハンコが必要と聞いて、皆さんはどのようなシーンを思い浮かべるでしょうか。
多くの方が人事手続書類を思い出されたのではないでしょうか。

雇用契約書、通勤経路申請書、個人情報提供の同意書等々、人事が提出をお願いする書類のほとんどに押印欄、さらに一部の書類には上司の押印欄も設けられています。長年にわたり、人事業務の一部は紙とハンコによって成り立ってきました。

社員のほとんどが在宅勤務をしている状況で紙とハンコを継続しようとすると、人事の作業として、申請書を印刷し、返信用封筒を同封して社員自宅に郵送。そして頃合いを見て返送されている書類を確認。という2つが必要になります。1つの手続きのために、2回出社が必要になるわけです。

この紙とハンコを減らせば出社が必要な日数を減らすことができるのは自明でしたので、まずは紙とハンコを必要としていた手続きについて、例外なく見直していくことから始めました。

人事が扱う書類は、大きく分けて2種類あります。

1つ目は対社員の社内書類。
ひとつひとつの届出書類について目的に遡って検証してみると、意外とハンコは必要がないことに気が付きます。

本人の押印は、間違いなく本人が申請したことが確認するために必要だったわけですので、本人によるものだと何らかのログ（記録）に残る方法であれば基本的にはOK。

上司の承認押印を経て人事に提出される書類については、実際に厳格な承認行為を求めているものはほとんどなく、単に上司への情報共有を目的として書類を経由させているものが多いと判明。

そこで、本人・上司・人事が入ったグループチャットでやり取りをすることでどちらも解決。申請頻度の高い手続から順に移行させていき、紙・ハンコだけでなく時間も大幅にカットできるようになりました。

ワークフローに移行すれば一発解決する問題のように思われがちですが、人事が作成する書類には、保育所関係等、外部から持ち込まれる書式もあります。グループチャット形式ならばそれらも一元管理できるのが意外と便利だと感じています。

2つ目は対役所の手続書類。
電子申請ができるものはペーパーレスで手続きができます。ここはシステムを入れて、届出の対象者本人が申請した内容をそのまま電子申請へ一気通貫で流せるように変更しました。

システム利用料はかかりますが、対象者本人が入力した内容を人事がシステムに再入力し直すという2度手間が省け、届出時の転記ミスもなくなります。

システムがその届出に関する基礎知識を提供してくれますので、申請者が迷うことなく情報を入力できるようになったのもメリットの1つ。手続きごとに発生していた申請者と人事間のやり取りが削減されました。

対役所では、まだ電子申請に対応していない手続きも一部残っています。こちらは私たちの努力で変えられるものではありませんので諦めていたのですが、昨年（令和2年）7月に閣議決定された「規制改革実施計画」で脱ハンコが掲げられ、同年12月には厚生労働省管轄の手続の多くが押印廃止となったことで、ハンコを押してもらうためだけのやり取りが更に削減できる見通しになりました。

▼雇用保険関係
https://jsite.mhlw.go.jp/osaka-roudoukyoku/content/contents/202102041010.pdf

▼日本年金機構
https://www.nenkin.go.jp/oshirase/taisetu/2020/202012/20201225.html

▼協会けんぽ
https://www.kyoukaikenpo.or.jp/~/media/Files/honbu/free/beppyou.pdf

▼2021年4月からは36協定も押印不要に
https://www.mhlw.go.jp/content/000708408.pdf


こうして出社を減らしても業務を進められる仕組みを着々と整え、シナプスイノベーションでは在宅勤務がすっかり定着しました。

しかし今度は、半年に1日しか出社しない社員も多数存在する中で出てきた新たな課題も。

出社していたら当然見えていた顔が見えない。聞こえていた声が聞こえない。

目下の課題は社内の状況をどう把握するか。
これからの人事はアンテナの張り方を考えていかなければならないと思っています。