リモート商談時のコミュニケーション

　「withコロナ」「新しい生活様式」という言葉が叫ばれるようになって、1年以上が過ぎました。外に出かける時は不織布のマスクをつけ、建物に入る時は検温と消毒。不要不急の外出を避け、おうち時間を楽しむ。感染症対策は私たちの生活を大きく一変させましたが、そのなかでも特に、リモートという選択肢が世に浸透したことはかなり大きな変化だったように感じています。

　シナプスイノベーションでは、新型コロナウィルスが流行する前から在宅勤務制度があり、離れたオフィスの間でのWEB会議も実施していたので、社内の業務については特に問題なくスムーズにリモートワークに移行することができたように思います。

　しかし、お客様と関わる業務……つまり、リモートで商談をするにあたっては、営業としてはかなり試行錯誤しました。

　今回は、私がリモート商談をする時に気を付けていることをお話ししたいと思います。

「顔」の見えるコミュニケーション

　WEB会議をするとき、私は基本的にはカメラをオンにするよう心がけています。資料の共有などでどうしても回線が遅いときや、なぜかうまくカメラが作動しないとき以外は、常にカメラオンで臨みます。

　やはり、顔が見えない相手との会話は、自分の言葉を相手がどう受け取っているのか分かりにくく、コミュニケーションを取りづらいなと思うからです。

　そして最近、PCに取り付ける小さな照明を購入しました。よくYoutuberが使っているような、リングライトです。500円程度の安価なものを購入しましたが、明るさを3段階で調節でき、クリップ型なのでPCの画面に挟んで使えるので、結構便利です。

　何より、この照明を使うようになってから、社内の人から「顔色が明るくなったね」と言われるようになりました。

　現実の私を知っている社内の人からそう言われるということは、1度も直接お会いしたことがなく画面越しの私しかご存知ないお客様には、このライトを使うまで、顔色が悪い営業に見えていたのかもしれません。

　営業は第一印象がすべて、とうちの社長はよく言います。数年前に「人は見た目が100％」というドラマがありましたが、100％とまではいかないまでも、見た目はかなり大事なポイントだと私も思います。

　500円のライトひとつで、第一印象がよくなるなら安いものですね。

コミュニケーションのすれ違いを防ぐ「資料」

　もうひとつ、リモート商談が多くなってから気を付けていることがあります。

　先ほど、リモート商談の時は必ずカメラをオンにしていると書きましたが、それでもやはり対面でのコミュニケーションに勝るものはありません。いくらカメラをつけていても、顔色をよくしても、こちらが伝えたいことがうまく伝わらないときもあります。

　対面の商談であれば、表情の変化や声のトーンなどで、「あ、いま伝わってなかったな」と気づき説明を加えることができますが、リモートだと難しいのが現状です。

　そこで工夫することにしたのが、打ち合わせ資料です。

　従来の資料は、どちらかといえばキャッチーな言葉とわかりやすいイラストに重点を置いていました。視覚的にわかりやすい資料にして、詳細の説明は口頭で補足するというやり方です。

　ですが、リモート商談時のコミュニケーションのすれ違いを減らすため、最近は資料に細かく説明を記載するようにしました。

　もちろん、見やすさやわかりやすさは重視したうえで、自分が伝えたいことやお客様が気にされるであろうポイントを事前に洗い出し、説明のためのページを増やすなどして、これまでは口頭で伝えていた情報も資料上で補うようにしています。

　打ち合わせのために資料を作る時間は以前よりも増えたかもしれませんが、その分、リモート商談でもわかりやすくメッセージを伝えることができますし、言った言わないの議論を極力減らすこともできているのではないでしょうか。

　また、会社全体の取り組みとして、共通で使用しているパワーポイントのひな型を修正しました。新しいひな型は、印刷物ではなくディスプレイで見ることを前提としたワイド版で、多くの説明を書き込めるレイアウトになっています。

　以上、今回はリモート商談時のコミュニケーションにおいて私が気をつけていることを紹介しました。

　ワクチンの接種も始まりましたが、新型コロナウィルスとの戦いはまだまだ続くでしょう。また、感染症を抑え込むことができたとしても、新しい生活様式は完全にはなくならないと思います。在宅勤務やリモート商談も、ゼロにはならないはずです。

　これからも、もっと創意工夫を凝らして、より伝わりやすいコミュニケーションを考えていきたいですね。